Arquivo da tag: Reunião

Dicas para ler a sala antes de uma reunião ou apresentação

Reunião

Fonte: Tips for Reading the Room Before a Meeting or Presentation
Rebecca Knight | 10 Maio, 2018

Em toda conversa no ambiente de trabalho, há uma discussão explícita que acontece por meio do que está sendo falado, mas também há o que está implícito e não é dito em palavras. Para ser bem-sucedido na maioria das organizações, é importante entender as conversas subjacentes e reações das pessoas na sala. Mas, se você não está pegando essas pistas sutis, como você pode aprender a fazer isso? Que sinais você deve procurar? E o que você pode fazer para influenciar a dinâmica do que não foi dito?

O que dizem os especialistas?

Saber ler as entrelinhas é uma habilidade importante para o local de trabalho.  Annie McKee, da Universidade da Pensilvânia, e o autora do livro: “How to be happy at work” diz que precisamos “entender as outras pessoas. O que elas querem, o que elas não querem, seus medos, esperanças, sonhos e motivações”. Ela diz que isso molda a confiança das pessoas. “E a confiança é fundamental para fazer as coisas.” Além disso, você deve estar ciente de seu efeito sobre os outros e, de acordo com Karen Dillon, coautora do livro: “Como avaliar sua vida”, “Você precisa estar constantemente avaliando como as outras pessoas estão respondendo a você. Algumas pessoas acham isso fácil e intuitivo. Para outros, é um desafio.” A boa notícia é que essa habilidade pode ser aprendida. Aqui estão algumas maneiras como aprendê-las.

Observar

A melhor maneira de ler uma sala é prestar muita atenção nas pessoas e não apenas no que elas estão dizendo. Se você está confiando exclusivamente em suas palavras, você está captando apenas parte das informações. Ao entrar em uma reunião, é interessante fazer uma varredura rápida dos indivíduos e observar quem está ao lado de quem, quem está sorrindo e quem não está, quem está de pé, quem está sentado e quanto espaço há entre as pessoas. Em seguida, tente captar as pistas quase invisíveis sobre como as pessoas estão se sentindo, examinando cuidadosamente suas expressões faciais, postura e linguagem corporal. Fique atento a microexpressões rápidas, como uma erguida de sobrancelha, sorrisos fugazes ou até mesmo uma pequena franzida de testa. A observação vigilante fornecerá as informações necessárias para interpretar a dinâmica do grupo.

Também é interessante você prestar atenção nas pessoas que conseguem ler as outras pessoas com facilidade. Observe as coisas que essas pessoas fazem e tente imitá-las.

Controle o quanto você fala

Você não consegue observar as outras pessoas se passar a maior parte do tempo falando. Você precisa ouvir. Esteja consciente de quanto você está dizendo. Isso vale para qualquer tamanho de grupo: tanto se você está em uma sala com um grande grupo de pessoas, um pequeno grupo, ou se está conversando com um colega cara-a-cara, faça pausas frequentes para conseguir pensar sobre o que a outra pessoa está dizendo e para prestar atenção na linguagem não verbal. Não espere simplesmente pela sua vez de falar; não há vergonha em ficar em silêncio.  Quando a conversa é mais íntima, você deve se esforçar para fazer a outra pessoa se sentir ouvida. Fique presente. Esteja engajado. Faça contato visual. Posicione-se de forma que esteja convidando outros para fazer parte de sua conversa.  Ajude a outra pessoa a se sentir confiante de que vocês estão todos juntos no momento.  Depois que a outra pessoa disser algo, parafraseie para indicar que você está prestando atenção. Da mesma forma, se a outra pessoa não estiver ouvindo o que você está dizendo e você perceber, faça uma pergunta.  Tente perguntas abertas como “O que você acha sobre …?” ou “Quais são as consequências de …?”. As respostas para essas perguntas te ajudam a descobrir o que realmente está acontecendo.

Interprete suas observações

Depois de sintonizar as emoções e a energia na sala, você pode tentar entender o que acha que sabe. Gere várias hipóteses sobre o que está acontecendo. Considere as pessoas do grupo de forma mais ampla e reflita sobre as possíveis razões para seus estados emocionais individuais e coletivos. O que está acontecendo na vida deles? O que está acontecendo em seus trabalhos? O que você sabe sobre essas pessoas? Se você não sabe muito, isso pode ser complicado, mas ainda é possível criar hipóteses sobre o que está motivando essas pessoas. Ao mesmo tempo, você não deve projetar seus sentimentos no grupo. É importante manter suas emoções sob controle e isso requer uma grande habilidade de autocontrole. Se, digamos, a sala estiver reverberando com tensão, não se deixe ser levado pelas emoções e não ceda à sua inclinação natural para sentir medo ou raiva. Lembre-se também de que as emoções que você percebe não são pessoais. Provavelmente não tem nada a ver com você.

Verifique suas hipóteses

Depois de desenvolver algumas explicações sobre o que está acontecendo na sala, verifique sua compreensão. Você pode fazer isso continuando a coletar mais informações, embora seja importante que você continue aberto ao que está vendo e sentindo para que não vire uma vítima de um viés de confirmação. Você também pode perguntar diretamente às pessoas, em particular. Quando você está em conversas cara-a-cara, pode dizer algo como: “Na reunião você estava bem sério(a) com a testa franzida quando a discussão se voltou para o projeto xyz – como você se sente sobre isso?” É provável que seus colegas fiquem felizes que você percebeu. Quando você nota os sentimentos e reações das outras pessoas, elas sentem que estão em um ambiente mais acolhedor. Outra tática para verificar suas hipóteses é conversar com um colega, com um coach ou um mentor de confiança. Fale sobre o que você observou, não como se estivesse fazendo uma fofoca, mas como uma oportunidade de aprendizado. Você quer a ajuda dessa pessoa para checar se suas explicações são verdadeiras, neste sentido você pode perguntar: “O que você acha que está acontecendo com esse colega?”.

Coloque suas percepções em prática

Se no meio de uma reunião ou interação, você perceber que as coisas estão ficando tensas ou esquentadas, pode aproveitar a oportunidade para mudar a realidade emocional da sala: use humor, tenha empatia pelo grupo, faça com que se sintam bem. Descubra quem é a pessoa que tem maior respeito do grupo e foque em colocar essa pessoa do seu lado: pode ser a mais velha da turma ou a que tem uma quantidade maior de pessoas sentadas ao seu redor. Ainda pode ser que seja quem está contando piadas e tem capacidade de aliviar o clima. Fique de olho por quaisquer sinais positivos, por exemplo, um executivo no canto que está sorrindo. Concentre-se nestes sinais.

Lembre-se: quanto mais praticar essas atitudes no seu dia a dia, mais fácil ficará ao longo do tempo. O mais importante é sempre continuar prestando atenção ao que não está sendo dito, caso contrário, podemos até pegar a maioria das palavras, mas perdemos a música inteira.