(11) 99491 7079
negociarte@negociarte.com.br
Posts sobre:   liderança

Como tornar as reuniões mais produtivas?

Muitas vezes, nós queremos ser legais e adicionamos muitas pessoas nas reuniões de trabalho porque queremos que todos se sintam incluídos. Sentir-se parte do grupo realmente pode ajudar as pessoas a ficarem mais engajadas nas tarefas da equipe, mas nem sempre precisamos fazer isso.

Em várias situações prejudicamos a reunião quando há um excesso de pessoas, tornando-as muito extensas e cansativas, além de consumir desnecessariamente o tempo e prejudicar as outras atividades de quem não precisava participar. No final, todos perdem em produtividade. 

É importante saber quando devemos convidar alguém para participar de suas reuniões. Ao organizar uma reunião, faça as seguintes perguntas para você mesmo:

  1. Por que eu deveria convidar esta pessoa para a reunião?
  2. Como ela poderá contribuir com os temas que serão discutidos?
  3. A presença dela poderá ajudá-la de alguma forma?

Ao fazer essas simples perguntas, ficará mais fácil perceber se faz sentido ou não a presença de cada pessoa na reunião. Ao escolher melhor quem deve participar, você estará colaborando para um significativo aumento da produtividade da sua equipe.

Faça o teste na sua próxima reunião!

Se você gostou dessas dicas para ter uma reunião mais produtiva, talvez você goste dessas outras dicas para tornar seu trabalho mais produtivo: 4 estratégias para superar a distração.

Transformando vítimas em protagonistas.

Vítima

Hoje finalizarei a discussão sobre as armadilhas que fazem com que seu colaborador perca a motivação. As ideias para essa série de textos foram tiradas do artigo 4 Reasons Good Employees Lose Their Motivation, publicado na revista Harvard Business Review. A última armadilha ocorre quando a pessoa procura razões fora de sua zona de controle para justificar o mal desempenho ou não fazer o trabalho esperado.

Quando isso acontece, não são raras as vezes que a pessoa se coloca no lugar de vítima e sente que não tem poder para fazer nada. Pessoas nesta situação tendem a dar mais desculpas ou justificativas do que soluções. Um exemplo deste comportamento são as pessoas que, ao não atingirem o resultado esperado ou entregarem um projeto fora do prazo, reclamam que estão sobrecarregadas, colocam a culpa nos colegas ou dizem que dependiam de terceiros e não puderam fazer nada. Pode ser que, algumas vezes, seja verdade, mas se for um comportamento frequente, normalmente é porque ela está se colocando na posição de vítima.

Como a vítima dificilmente percebe este comportamento, você precisa ajudá-la a tomar consciência sobre as dificuldades em realizar a tarefa e quais são as variáveis que estão sob controle e que, portanto, só dependem dela.

Mas como fazer isso?

Converse com a pessoa e faça perguntas para explorar suas dificuldades e entender o que não está funcionando. Não tenha receio de se aprofundar e ir além das justificativas iniciais. Ajude a pessoa a pensar nas variáveis que influenciam o seu desempenho e identificar aquelas sobre as quais ela tem controle. Faça perguntas que estimulem a reflexão sobre o que a pessoa poderia fazer de diferente em relação a estas variáveis que só dependem das mudanças de comportamento dela. Em relação ao que depende de terceiros, pergunte o que ela poderia fazer de diferente na forma de se relacionar com estas pessoas e como poderia mudar sua forma de influenciá-las. Eu tinha um professor que costumava dizer: “o que não tem jeito, solucionado está.”. Ou seja, tire o foco do que não tem solução e procure estratégias para resolver aquilo que depende somente da pessoa.

Faça um brainstorming com ela para listar todas as ações que, por menor que sejam, ajudarão a superar os problemas.

Incentive e apoie na execução destas ações, acompanhe os resultados e celebre os pequenos avanços. Por menor que sejam, eles servem de estímulo para a autoimagem, reforçam a confiança e aumentam o grau de motivação da pessoa. As pessoas gostam de serem reconhecidas e buscam elogios! Com uma liderança positiva, um colaborador desmotivado e com baixo desempenho pode ser resgatado e tornar-se um ótimo aliado para atingir resultados surpreendentes.

Se estas estratégias não funcionarem, você terá que ser mais direto e dar um feedback apontando os comportamentos de vítima da pessoa e as consequências sobre seu desempenho. Mas faça isso com bastante cautela, pois ela pode se sentir acusada e aumentar a sua posição de vítima. Demonstre empatia e respeito, seja receptivo, deixe ela falar e escute atentamente seu ponto de vista. Somente após ela tomar consciência da sua postura e da necessidade de mudar é que você poderá ajudá-la a elaborar uma estratégia para lidar com seus problemas e dificuldades.

Com isso, concluímos nossos textos sobre as principais armadilhas que encontramos na hora de motivar as pessoas!  Se você gostou desse texto, não se esqueça que temos muitos outros artigos sobre liderança no nosso blog com muitas dicas para você colocar em prática e tornar o seu dia a dia mais fácil!

Leia também os textos anteriores dessa série:  

Armadilhas da Motivação #3 - O que fazer quando o colaborador perde a motivação por causa da ansiedade, raiva ou depressão? – para te ajudar se seu colaborador está passando por um momento de emoções negativas.

Armadilhas da Motivação #2 – Desequilíbrio da autoconfiança – como lidar com um colaborador que está com baixa autoestima ou pouca confiança em si mesmo.

Armadilhas da Motivação #1 - Valores Incompatíveis - se estiver lidando com um colaborador desmotivado ao realizar algumas tarefas específicas por diferenças de valores pessoais.

O que fazer quando o colaborador perde a motivação por causa da ansiedade, raiva ou depressão?

Hoje continuarei a discussão sobre as armadilhas da motivação. A terceira armadilha ocorre quando usamos argumentos racionais para estimular a ação de uma pessoa dominada por emoções negativas tais como: ansiedade, raiva ou depressão.

Para você, a solução pode ser óbvia, mas para quem está emocionalmente afetado fica muito mais difícil aceitar sugestões, mesmo que sejam as melhores soluções para seus problemas. O véu da emoção distorce a visão do outro e, portanto, precisa ser retirado para que a pessoa possa estar receptiva aos seus argumentos.

A solução é praticar a empatia e utilizar a escuta ativa.

No início da conversa, manifeste o seu desejo de entender os motivos pelos quais a pessoa está chateada. Faça perguntas para entender o seu ponto de vista sobre o problema e suas principais causas. Evite julgamentos, não concorde nem discorde, simplesmente escute o que está sendo dito. Parafraseie o que ela acabou de falar e pergunte se seu entendimento está correto. Caso não tenha entendido corretamente, peça desculpas, demonstre interesse e reformule suas perguntas para dar a oportunidade do outro explicar novamente.

Quando a pessoa percebe que foi entendida, sua emoção negativa é suavizada.

Dependendo da situação, pode ser útil dizer que você quer pensar melhor sobre o que foi dito e agendar um horário no dia seguinte para discutir o assunto. Isso geralmente ajuda o outro a ganhar mais controle sobre suas emoções. Se as emoções não se suavizarem com tempo e esforço, pode ser aconselhável ajudar o colaborador a ter acesso a um coaching ou terapia.

Além disso, não é fácil lidar com as emoções dos outros, pois as nossas próprias emoções também podem vir à tona. Nesses momentos, manter o controle emocional é essencial ao interagir com alguém com emoções à flor da pele.

Resumindo: para motivar pessoas que estão sob fortes emoções negativas, primeiro cuide do seu controle emocional, depois acolha a pessoa emocionalmente, praticando a empatia e a escuta ativa, e finalmente ajude-a a visualizar as melhores opções para resolver seus problemas.

Mas não se esqueça que seu colaborador pode estar perdendo a motivação por outros motivos, quando você conversar com ele terá uma melhor noção do problema. Caso você esteja lidando com uma pessoa que está com autoestima afetada ou a confiança em si mesma alterada, leia outras dicas no texto: Armadilhas da Motivação #2 – Desequilíbrio da autoconfiança. Por outro lado, caso seu colaborador esteja desmotivado ao realizar algumas tarefas específicas, leia este texto Armadilhas da Motivação #1 - Valores Incompatíveis. Ele irá te ajudar a identificar os valores que seu colaborador possui. Tendo uma melhor visão do que ele valoriza, você conseguirá mostrar como os interesses e valores dele se conectam com a tarefa a ser realizada, o que trará uma motivação mais genuína.

Na próxima semana postaremos o último texto dessa série. Não perca!

Até mais!

Armadilhas da Motivação #2 – Desequilíbrio da autoconfiança

Nos últimos posts, falei, com base no texto 4 Reasons Good Employees Lose Their Motivation, sobre as armadilhas que os gestores enfrentam na hora de motivar os colaboradores. O tema de hoje é sobre o desequilíbrio da autoconfiança: quando a pessoa subestima ou superestima sua capacidade diante de uma tarefa.

Ao subestimar a si mesmo, o colaborador fica desmotivado por não acreditar que é bom o suficiente para fazer uma tarefa ou que não conseguirá entregá-la dentro do prazo. Neste caso, o gestor deve atuar para reestabelecer a confiança e resgatar as competências necessárias para a execução da atividade:

Relembrar situações nas quais a pessoa superou desafios semelhantes. Estimule, através de perguntas, a reflexão sobre o que aconteceu, os desafios e dificuldades encontradas e o que ela fez para superá-las. Por exemplo: “Pense sobre alguma vez que passou por algo semelhante? Quais comportamentos, ferramentas ajudaram? Quem ofereceu apoio? O que pode usar desse exemplo na situação atual?”. O importante é que ela fale e participe ativamente, pois assim você não estará apenas fazendo um discurso motivacional, mas ajudando-a a encontrar os próprios argumentos que a motive.

Analisar exemplos de outras pessoas que superaram os desafios parecidos. Compartilhe situações semelhantes resolvidas por outras pessoas para incentivar a adoção de novas práticas para facilitar a ação, mas tenha cuidado para não simplificar ou menosprezar a dificuldade enfrentada por ela pessoa. 

Construir a autoconfiança aos poucos. Divida a tarefa em partes menores, com desafios progressivamente mais difíceis, para que a pessoa possa ver os resultados intermediários e ganhar mais confiança em si mesmo.

Ofereça apoio. Estimule a ação, dê espaço para que a pessoa possa realizar a atividade com liberdade e coloque-se à disposição para ajudar quando ela sentir dificuldade.

Ao supervalorizar a si mesmo, a pessoa pode sentir-se superior à tarefa e perder a motivação, adiando a sua execução ou fazendo com menos atenção, o que pode acarretar em erros e riscos desnecessários. Pessoas muito confiantes cometem mais erros, mesmo sabendo o que estão fazendo. Quando erram, culpam elementos externos e não se responsabilizam por seus fracassos. Ao lidar com alguém assim, é importante:

Evitar desafiar suas habilidades ou conhecimentos. Em vez disso, demonstre a ela que julgou mal os requisitos da tarefa e mostre que precisa de uma abordagem diferente.

Alternar vários tipos diferentes de tarefas, se a pessoa acreditar que elas são muito fáceis. Isso manterá o cérebro instigado com atividades variadas e cometerá menos erros devido ao “modo automático”.

Criar a consciência do problema. Dê o feedback que, apesar de fáceis, algumas tarefas são necessárias, e que ela não está fazendo-as corretamente. Ao fazer isso, a pessoa pode evitar os problemas.

Conclusão

O essencial é perceber se existe um desequilíbrio entre a percepção de dificuldade da atividade e auto percepção do colaborador sobre suas habilidades, e corrigir esse desequilíbrio.

No próximo post abordaremos os impactos do momento emocional da pessoa na sua motivação. Até lá!

Armadilhas da Motivação #1 - Valores Incompatíveis

Citei no artigo da semana passada (4 armadilhas na hora de motivar colaboradores) a tendência que temos de utilizar ferramentas pouco adequadas para motivar as pessoas. Hoje, vamos analisar a primeira das 4 armadilhas, e ver como superá-la.

Armadilha: as pessoas não se motivam a fazer tarefas que não se conectam com seus valores. Um erro comum é que nós pensamos no que nos motiva e achamos que a mesma coisa motivará os outros.

Como sair dessa armadilha: em vez de começar defendendo o seu ponto de vista, tente conhecer melhor os valores da pessoa primeiro. Converse para ter uma melhor perspectiva e para conseguir identificar com o que se preocupa. Descubra os seus valores e faça uma conexão disso com a tarefa a ser realizada.

Existem quatro tipos de valores diferentes que podemos usar:

Valor de interesse: são os valores intrínsecos da pessoa, por exemplo: ajudar pessoas, ter maior poder de decisão, defender o meio-ambiente, ter maior organização e previsibilidade, ser reconhecido por muitas pessoas. Somos diferentes e o que é realmente interesse de uma pessoa não é da outra, e descobrir o interesse de cada um facilitará na hora de motivar.

Valor de identidade: valorizamos as tarefas que demandam conhecimentos e habilidades que dominamos e que estejam de acordo com nossa personalidade. Ao usar esse valor, é importante apontar como a atividade se baseia em uma capacidade que eles consideram uma parte importante de sua identidade ou papel – por exemplo: engajar-se em trabalho em equipe, solucionar problemas analíticos ou trabalhar sob pressão.

Valor de importância: valorizamos as atividades que consideramos importantes para os objetivos a serem atingidos. Identifique maneiras de destacar a importância da tarefa para alcançar a missão da equipe ou da empresa. Enalteça o papel do colaborador nessa tarefa e sua contribuição dentro do resultado final.

Valor de utilidade: evitamos atividades que consideramos inúteis. Às vezes, pode ser necessário pedir ao seu colaborador para aguentar uma tarefa chata, deixando claro para ele qual é o benefício futuro que isso produzirá ou os problemas que evitará.

Para motivador as pessoas, identifique os seus valores e apresente as tarefas a serem realizadas em sintonia com eles. Se tiver dificuldade em saber qual é o melhor deles, pode usar dois ou mais valores para fortalecer a sua argumentação e aumentar o seu grau de influência, ajudando o outro na tomada de decisão para executar as ações desejadas.

4 armadilhas na hora de motivar colaboradores

Em um artigo da Harvard Business Review intitulado 4 Reasons good employees lose their motivation, os autores discutem sobre como lidar com a perda de motivação dos colaboradores. Achei interessante porque o artigo vai além da abordagem tradicional de como motivar.

Normalmente, a maioria dos gestores utilizam a velha estratégia de motivar pela possibilidade de ganhos (aumento de salário, possibilidade de promoção, maior visibilidade) ou pelo medo da perda (ser mal visto dentro da empresa, possibilidade de demissão). Estes métodos são eficazes, mas têm um grande problema: o seu prazo de validade é muito curto. Por exemplo, ao prometer um aumento de salário, o colaborador pode mostrar um ganho de produtividade, mas, após receber a sua recompensa, será necessária uma nova promessa para motivá-lo novamente. Isso cria um ciclo que, no longo prazo, gera insatisfação para o colaborador e para a empresa. A maioria sabe que deveria pensar além disso, mas na pressão do tempo, a tendência natural é recair nos jeitos tradicionais.

De acordo com o Richard E. Clark e Bror Saxberg, a motivação é responsável por 40% do sucesso dos projetos de equipe, e a avaliação cuidadosa da natureza da falha motivacional, pelo gestor, é crucial. Antes de começar a motivar o colaborador, ele precisa entender qual é o problema. Aplicar a estratégia errada (por exemplo, incentivar alguém a trabalhar mais, quando a razão é que ele está convencido de que não pode fazer a tarefa) pode fazer com que sua motivação diminua ainda mais. Por isso, o primeiro passo é escutar o outro.

Os autores citam quatro armadilhas que os gestores costumam cair na hora de motivar os colaboradores:

Armadilha 1 - Valores Incompatíveis: quando uma tarefa não se conecta com algo que a pessoa valoriza.
Armadilha 2 - Falta de eficácia pessoal: quando a pessoa acredita que não tem capacidade para fazer uma tarefa.
Armadilha 3 - Emoções disruptivas: quando a pessoa está consumida por emoções negativas, como ansiedade, raiva ou depressão.
Armadilha 4 - Erros de atribuição: quando a pessoa não consegue encontrar a razão pela qual está tendo dificuldade com uma atividade, ou acredita que os problemas estão fora do controle dela.

Vou analisar cada uma dessas armadilhas em posts separados aqui em nosso blog. Por isso, caso você esteja gostando deste post, não esqueça de continuar acompanhando os próximos posts do blog da NegociArte para mais dicas como manter a motivação dos bons colaboradores!

facebook-squarelinkedin-squarephoneenvelopeinstagrammagnifier