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Como tornar as reuniões mais produtivas?

Muitas vezes, nós queremos ser legais e adicionamos muitas pessoas nas reuniões de trabalho porque queremos que todos se sintam incluídos. Sentir-se parte do grupo realmente pode ajudar as pessoas a ficarem mais engajadas nas tarefas da equipe, mas nem sempre precisamos fazer isso.

Em várias situações prejudicamos a reunião quando há um excesso de pessoas, tornando-as muito extensas e cansativas, além de consumir desnecessariamente o tempo e prejudicar as outras atividades de quem não precisava participar. No final, todos perdem em produtividade. 

É importante saber quando devemos convidar alguém para participar de suas reuniões. Ao organizar uma reunião, faça as seguintes perguntas para você mesmo:

  1. Por que eu deveria convidar esta pessoa para a reunião?
  2. Como ela poderá contribuir com os temas que serão discutidos?
  3. A presença dela poderá ajudá-la de alguma forma?

Ao fazer essas simples perguntas, ficará mais fácil perceber se faz sentido ou não a presença de cada pessoa na reunião. Ao escolher melhor quem deve participar, você estará colaborando para um significativo aumento da produtividade da sua equipe.

Faça o teste na sua próxima reunião!

Se você gostou dessas dicas para ter uma reunião mais produtiva, talvez você goste dessas outras dicas para tornar seu trabalho mais produtivo: 4 estratégias para superar a distração.

5 Dicas para ser mais eficiente e ter menos estresse

Neste mundo digital estamos sempre conectados, fazendo muitas coisas ao mesmo tempo. Apesar da tecnologia nos ajudar, às vezes não nos deixa descansar de uma forma saudável! Existe uma quantidade muito grande de informações vindo de todos os lados de uma forma muito rápida. Ou seja, nosso cérebro está sempre sobrecarregado de informações (úteis e inúteis) que colaboram para nos estressar cada vez mais.

Esse é um dos motivos pelo qual a Yoga, meditação e mindfulness vêm ficando cada vez mais populares nos últimos 15 anos. As pessoas já perceberam que precisam de um escape, algo que as desconecte do mundo digital de forma saudável. Quando aprendemos a eliminar atividades inúteis, passamos a ter uma vida mais leve, com muito menos estresse.

Mas como fazer isso? Seguem algumas sugestões:

1. Escreva tudo que você tem para fazer. Anote (se possível, em um papel) todos os passos das próximas tarefas, pois livrará a sua cabeça da sensação de ansiedade.

2. Elimine o que está te atrapalhando. É difícil julgar exatamente o que te atrapalha, então vejam essas duas opções de atividades que podem estar na sua “To-Do list”, mas que podem ser eliminadas.

a) Hábitos que não fazem mais sentido. Você começou a assistir 1 hora de Netflix toda noite pois alguém te indicou uma série sensacional. A série acabou, mas você continua a assistir qualquer coisa que a Netflix coloca na sua frente 3 horas toda noite, mesmo que não seja interessante.

b) Atividades não-essenciais que não te trazem alegria! Por exemplo, você começou a fazer crossfit com um grupo de amigos, mas realmente não gostou. Toda vez que tem que ir é uma luta mental. Como fazer exercícios é importante, você pode mudar de academia ou começar outra atividade física. Mas é importante achar atividades que te deixam feliz porque elas servem como um carregador das nossas baterias internas, aumentando a resiliência nos momentos mais difíceis.

3. Automatize as atividades rotineira. Utilize a tecnologia a seu favor! Pode ter um “checklist” dos passos dentro de um projeto ou automatizar emails recorrentes. Essa automatização também vale para a vida pessoal. Por exemplo, eu tenho um checklist de viagem. Toda vez que vou viajar, já tenho a lista de coisas que preciso colocar na mala. Hoje tenho duas listas de viagem (salvas no celular, para não perder): uma para ir à praia e uma para lugares frios.

4. Delegar. O que for possível ser delegado para outras pessoas, delegue. Veja mais dicas nesse artigo: Para ser um grande líder, você precisa aprender a delegar (bem)

5. Inove, acelere e celebre. O objetivo não é ficar na nossa zona de conforto pois isso nos faz mal, com o tempo podemos começar a nos sentir estagnados. O ser humano precisa aprender e crescer! Nosso cérebro gosta de ser instigado!

Resumindo, libere tempo para fazer atividades que te relaxem e energizem de verdade, e cuide mais do seu próprio corpo e mente.

Torcendo para chover canivetes? É mais fácil lidar com o seu medo de falar em público.

Semana passada, apliquei um treinamento de técnicas de apresentação para uma equipe altamente técnica, que costuma trabalhar muito mais na frente do computador analisando dados do que fazendo apresentações.

Uma participante chamou muito a minha atenção. No começo do dia, pedimos para cada um escrever o seu ponto forte como apresentador. A resposta dela foi “nenhum”. Disse que torceu para chover canivetes para poder fugir do treinamento. O medo de se expor era gigantesco. Ela compartilhou que sempre buscava qualquer desculpa para não ter que se apresentar, mesmo sabendo que isso poderia ser um fator que a impediria de subir na carreira.

A grande surpresa veio na vez dela se apresentar: eloquente, simpática e segura. Foi excelente! Entretanto, a única pessoa que não aproveitou a apresentação foi ela mesma, que sofreu antes e durante a atividade.

Algumas vezes, encontramos nos treinamentos algumas pessoas com potencial incrível, mas que perdem oportunidades devido ao medo do desconhecido. E nós sabemos, superar esses medos é extremamente difícil. Precisa de muita coragem, esforço e prática para, aos poucos, sair da nossa zona de conforto.

Sei que muitos de vocês que estão lendo passam por dificuldades parecidas para falar em público, por isso deixarei algumas dicas que costumamos dar nos nossos cursos de técnicas de apresentação:

Pratique uma respiração profunda: não tem misticismo, é pura biologia. Respirar profundamente, com uma expiração mais longa que a inspiração, diminui o batimento cardíaco, o que ajuda a relaxar a mente. Faça isso antes e durante a apresentação.

Visualização positiva: já percebeu como rapidamente a sua mente começa a criar um cenário apocalíptico antes da apresentação (vai dar branco, todo mundo vai fazer perguntas que você não sabe responder, ninguém vai prestar atenção)? Combata o seu cérebro! Feche os olhos e imagine o começo da apresentação: todos estão interessados, você está falando muito bem, as pessoas fazem perguntas interessantes e você sabe as respostas! Isso ajuda a retirar as armadilhas mentais e te prepara para uma apresentação melhor.

O treinamento serve como um empurrão, mas o trabalho de evolução e desenvolvimento de verdade tem que vir da pessoa. Espero que consigam superar os seus medos e atingir todo o potencial que têm!

Se você estiver interesse em dicas sobre como elaborar uma boa apresentação leia esse artigo publicado no nosso blog: 7 perguntas para se fazer antes de preparar uma apresentação.

Como lidar com colaboradores de culturas diferentes?

Mão com bandeiras de vários países diferentes!

No nosso mundo hiper conectado, muitas empresas estão presentes em diversos continentes, com colaboradores de diversas culturas diferentes trabalhando juntos. Não são poucas às vezes em que temos de lidar com colegas de países diferentes e, quando não conhecemos a cultura da qual essa pessoa faz parte, isso pode tornar mais difícil atingir os nossos resultados.

Dependendo do país, cada pessoa tem um entendimento diferente sobre como se comportar dentro da empresa. Por exemplo, em algumas culturas (como na Alemanha) as pessoas são, normalmente, mais diretas, concisas e formais. Por isso, o relacionamento entre as pessoas vem depois da tarefa que precisa ser feita. Após a tarefa estar completa, eles conhecerão melhor seus colegas de trabalho.

Enquanto isso, outras culturas (como a brasileira) tem como padrão um investimento de tempo mais longo no relacionamento, perguntando como você está e criando conexão antes de passar a mensagem. E, ao passar essa mensagem, costumam tomar cuidado em como ela será expressada, muitas vezes dando voltas desnecessárias, no ponto de vista de quem vem de uma cultura mais direta. De modo geral, as pessoas gostam de conhecer com quem trabalharão e, conforme conhecem os outros, o trabalho vai ficando mais fácil de ser executado.

E, como pode-se imaginar, isso tem um potencial para gerar muitos conflitos! Quem vem de uma cultura mais direta pode ser visto como rude e distante por quem vem de uma cultura mais expressiva. Enquanto isso, a uma comunicação mais indireta, ou seja, que dá uma vasta gama de informações antes de chegar ao ponto principal, pode ser mal vista por outras culturas pois parece enrolação, demorando demais para realizar suas atividades.

Existem vários outros exemplos disso. Por exemplo, ocidentais (especialmente, americanos) valorizam muito mais a individualidade e a vontade de cada um alcançar o seu melhor, enquanto culturas orientais, como a japonesa, valorizam o coletivo, mesmo em detrimento do indivíduo. Mesmo dentro do Brasil, temos diversas culturas: paulista, gaúchos, baianos, cariocas, entre muitas outras. Cada uma tem um jeito diferente de se portar no ambiente de trabalho.

Mas como trabalhar em ambientes que existem pessoas de diversos locais?

Nós separamos 3 dicas:

1. Tenha conhecimento da sua própria cultura. Entenda como você trabalha e no que isso pode ser diferente das outras pessoas. Nós nos convencemos que o nosso jeito é “o certo” e os outros são “errados”. Reflita, converse com os outros e liste as principais características da cultura de trabalho do seu local.

2. Adquira conhecimento sobre a cultura dos países que sua empresa possui relação. Se a sua empresa possui sedes em outros países com os quais você interage ou caso você possua clientes de outros países, busque informações sobre as peculiaridades de cada um deles.

3. Adapte-se. Não tenha medo de mudanças. Ao se adaptar a outras culturas, você adquire conhecimentos novos que o ajudam a aprimorar o seu trabalho, o seu relacionamento com os outros e até seu networking dentro da empresa!

Há ainda alguns casos em que lidamos com valores muitos distintos entre nós e os demais colaboradores. Como lidar com essa situação? Leia algumas dicas neste artigo: Armadilhas da Motivação #1 - Valores Incompatíveis

Até mais!

Como se comunicar melhor DIGITALMENTE

É muito fácil ser mal interpretado quando nos comunicamos por e-mail, WhatsApp ou algum outro tipo de mensagem escrita. Muitas vezes estamos com pressa e queremos responder rapidamente um email, mas acabamos sendo tão diretos que passamos a impressão que estamos irritados. Ou então, estamos trocando mensagens de WhatsApp e um erro simples de pontuação transforma uma conversa amigável em uma discussão.

Mais grave ainda são as mensagens curtas que abrem muitas interpretações. Por exemplo, ao receber do seu gestor a mensagem “preciso conversar com você”, a maioria das pessoas já começam a visualizar algum problema grave. Neste caso, a má comunicação ocasiona muitos mal-entendidos e estresse desnecessários.

Por isso, separamos algumas dicas simples para você incorporar ao seu dia-a-dia e conseguir ter uma conversa digital mais produtiva:

  1. Não seja tão direto nas suas mensagens - ser muito breve pode criar confusão. Há pessoas que interpretam mensagens diretas como um comportamento passivo-agressivo. Uma forma de entender esse comportamento melhor é observar pessoas que são muito diretas fora da internet. Quando uma pessoa é muito prática, ela pode ser mal interpretada, pois a falta de informação possibilita ao outro complementar a mensagem baseado no que está na cabeça dele. Até pessoas tímidas demais podem ser vistas como arrogantes devido à comunicação muito curta.
  2. Comunique o que você está pensando - às vezes, temos tão claro o que queremos comunicar que achamos que a outra pessoa entenderá facilmente, mesmo sem termos informado os detalhes mais importantes. Por isso, tenha sempre o cuidado de rever a mensagem ou e-mail antes de enviá-lo. Ao relê-lo, procure identificar se explicou com os detalhes necessários o que realmente pensa para não haver nenhuma interpretação errônea. Neste caso, um pouco de repetição pode ser uma virtude.
  3. Respire duas vezes antes de responder uma mensagem – ao ficar irritado ao receber uma mensagem porque sentiu que era agressiva ou ameaçadora, respire fundo duas vezes e releia a mensagem. Quando fizer isso, tente observar se a mensagem pode ser interpretada de mais de uma forma. Nunca responda enquanto estiver se sentindo irritado ou nervoso.
  4. Assuma que a intenção foi a melhor possível - se a mensagem puder ser interpretada de mais de uma forma, não responda assumindo que é a pior delas. Se você tentar assumir que a intenção do seu interlocutor é a melhor possível, responderá de uma forma mais leve e poderá conseguir transformar uma conversa difícil em uma discussão produtiva.

Seguindo essas dicas, você ganhará empatia nas comunicações digitais! Teste essas dicas e deixe um comentário!

Até a próxima!

Transformando vítimas em protagonistas.

Vítima

Hoje finalizarei a discussão sobre as armadilhas que fazem com que seu colaborador perca a motivação. As ideias para essa série de textos foram tiradas do artigo 4 Reasons Good Employees Lose Their Motivation, publicado na revista Harvard Business Review. A última armadilha ocorre quando a pessoa procura razões fora de sua zona de controle para justificar o mal desempenho ou não fazer o trabalho esperado.

Quando isso acontece, não são raras as vezes que a pessoa se coloca no lugar de vítima e sente que não tem poder para fazer nada. Pessoas nesta situação tendem a dar mais desculpas ou justificativas do que soluções. Um exemplo deste comportamento são as pessoas que, ao não atingirem o resultado esperado ou entregarem um projeto fora do prazo, reclamam que estão sobrecarregadas, colocam a culpa nos colegas ou dizem que dependiam de terceiros e não puderam fazer nada. Pode ser que, algumas vezes, seja verdade, mas se for um comportamento frequente, normalmente é porque ela está se colocando na posição de vítima.

Como a vítima dificilmente percebe este comportamento, você precisa ajudá-la a tomar consciência sobre as dificuldades em realizar a tarefa e quais são as variáveis que estão sob controle e que, portanto, só dependem dela.

Mas como fazer isso?

Converse com a pessoa e faça perguntas para explorar suas dificuldades e entender o que não está funcionando. Não tenha receio de se aprofundar e ir além das justificativas iniciais. Ajude a pessoa a pensar nas variáveis que influenciam o seu desempenho e identificar aquelas sobre as quais ela tem controle. Faça perguntas que estimulem a reflexão sobre o que a pessoa poderia fazer de diferente em relação a estas variáveis que só dependem das mudanças de comportamento dela. Em relação ao que depende de terceiros, pergunte o que ela poderia fazer de diferente na forma de se relacionar com estas pessoas e como poderia mudar sua forma de influenciá-las. Eu tinha um professor que costumava dizer: “o que não tem jeito, solucionado está.”. Ou seja, tire o foco do que não tem solução e procure estratégias para resolver aquilo que depende somente da pessoa.

Faça um brainstorming com ela para listar todas as ações que, por menor que sejam, ajudarão a superar os problemas.

Incentive e apoie na execução destas ações, acompanhe os resultados e celebre os pequenos avanços. Por menor que sejam, eles servem de estímulo para a autoimagem, reforçam a confiança e aumentam o grau de motivação da pessoa. As pessoas gostam de serem reconhecidas e buscam elogios! Com uma liderança positiva, um colaborador desmotivado e com baixo desempenho pode ser resgatado e tornar-se um ótimo aliado para atingir resultados surpreendentes.

Se estas estratégias não funcionarem, você terá que ser mais direto e dar um feedback apontando os comportamentos de vítima da pessoa e as consequências sobre seu desempenho. Mas faça isso com bastante cautela, pois ela pode se sentir acusada e aumentar a sua posição de vítima. Demonstre empatia e respeito, seja receptivo, deixe ela falar e escute atentamente seu ponto de vista. Somente após ela tomar consciência da sua postura e da necessidade de mudar é que você poderá ajudá-la a elaborar uma estratégia para lidar com seus problemas e dificuldades.

Com isso, concluímos nossos textos sobre as principais armadilhas que encontramos na hora de motivar as pessoas!  Se você gostou desse texto, não se esqueça que temos muitos outros artigos sobre liderança no nosso blog com muitas dicas para você colocar em prática e tornar o seu dia a dia mais fácil!

Leia também os textos anteriores dessa série:  

Armadilhas da Motivação #3 - O que fazer quando o colaborador perde a motivação por causa da ansiedade, raiva ou depressão? – para te ajudar se seu colaborador está passando por um momento de emoções negativas.

Armadilhas da Motivação #2 – Desequilíbrio da autoconfiança – como lidar com um colaborador que está com baixa autoestima ou pouca confiança em si mesmo.

Armadilhas da Motivação #1 - Valores Incompatíveis - se estiver lidando com um colaborador desmotivado ao realizar algumas tarefas específicas por diferenças de valores pessoais.

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